File Excel nặng, có dung lượng quá lớn khiến tốc độ mở file chậm hơn, giảm hiệu suất xử lý công việc trên Excel. Vậy có cách giảm dung lượng file Excel mà không làm mất dữ liệu bên trong hay không? Cùng Downloadnhanh.net tìm hiểu 9 cách thông dụng nhất để tối ưu dung lượng file excel, cải thiện tốc độ làm việc nhé.
Khi nào cần giảm dung lượng file Excel?
Nguyên nhân file Excel tăng dung lượng
File Excel có dung lượng cao, chiếm dung lượng quá lớn trong bộ nhớ khiến máy tính quá tải, xử lý file chậm hơn, làm giảm hiệu suất công việc. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này chủ yếu là do:
- Trong file có chứa nhiều hình ảnh có độ phân giải cao, làm tăng dung lượng chung
- File sử dụng nhiều công thức tính toán, hàm tính phức tạp
- Mỗi ô, hàng trong file được áp dụng các định dạng khác nhau cũng là nguyên nhân gây tăng dung lượng file excel
- Các ô trong bảng không sử dụng nhưng vẫn được định dạng khiến dung lượng file lớn hơn.
Lợi ích khi tối ưu dung lượng file Excel
Áp dụng những cách giảm dung lượng file Excel mang đến nhiều lợi ích trong quá trình xử lý công việc, cụ thể như:
- Tăng tốc độ xử lý file: file excel nhẹ hơn, truy cập dễ dàng hơn, xử lý dữ liệu nhanh hơn, rút ngắn thời gian làm việc.
- Chia sẻ file với người khác một cách dễ dàng: file quá nặng khiến cho việc upload và chia sẻ file với người khác mất nhiều thời gian hơn, thậm chí là không gửi được vì dung lượng quá lớn. Ngược lại, file nhỏ hơn, việc chia sẻ dễ dàng, nhanh chóng hơn.
- Không cần nén file: khi cần chia sẻ một tệp tin quá nặng, nhiều người thường chọn cách nén file trước khi gửi. Người nhận sẽ phải thực hiện những bước giải nén phức tạp trước khi sử dụng chúng. Do đó, những cách giảm dung lượng file excel giúp bạn loại bỏ bước nén file này và trực tiếp gửi cho người khác.
Kết luận, với những file có dung lượng lớn, bạn nên thực hiện các cách giảm dung lượng file excel để có thể dễ dàng sử dụng, chia sẻ file với người khác. Từ đó có thể cải thiện được tốc độ xử lý công việc, tăng cường hiệu suất của bản thân.
9 cách giảm dung lượng file excel nhanh chóng
Xóa định dạng có điều kiện của ô
Cách đơn giản và phổ biến nhất để giảm dung lượng các tệp tin excel đó là xóa các công thức và những định dạng có điều kiện trong file. Để thực hiện cách giảm dung lượng file excel này, các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Mở file Excel cần giảm dung lượng bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + O chọn một ô bất kỳ muốn xóa định dạng có điều kiện
Bước 2: Ở thanh công cụ trên cùng, chọn mục “Home”, chọn “Conditional Formatting” → “Clear Rules” → “Clear Rules from selected Cells” để xóa định dạng của ô đã chọn. Nếu muốn xóa định dạng có điều kiện của toàn bộ các ô trong sheet, bạn có thể chọn “Clear Rules from Entire Sheet”
Bước 3: Lưu file Excel bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
Cách giảm dung lượng file excel bằng cách xóa ô tính
Quá nhiều ô tính trống, không chứa dữ liệu, không được sử dụng cũng làm tăng dung lượng file Excel. Cách giảm dung lượng file excel khi gặp trường hợp này là xóa các ô tính thừa ở những vùng không được sử dụng. Cách xóa các ô này như sau:
Bước 1: Nhấn chọn ô cần xóa hoặc bôi đen các hàng, các cột trong vùng chưa sử dụng trên sheet làm việc
Bước 2: Nhấn chuột phải tại vị trí đã bôi đen, chọn “Delete” để xóa vùng vừa chọn và giữ lại các ô đang sử dụng.
Bước 3: Lưu file để tối ưu dung lượng bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
Xóa data links để giảm dung lượng file excel
Data links là các liên kết chứa các tài liệu từ bên ngoài được chèn vào Excel để người dùng có thể truy cập khi cần thiết. Khi có quá nhiều data links, dung lượng file trở nên nặng hơn. Lúc này bạn có thể thực hiện một cách giảm dung lượng file Excel đơn giản đó là xóa bởi những data links không cần thiết.
Bước 1: Mở file cần tối ưu dung lượng bằng cách nhấn tổ phím Ctrl + O rồi chọn file muốn thực hiện.
Bước 2: Tại mục Data trên thanh công cụ, nhấn chọn Edit Links
Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị toàn bộ các Data Links được thêm vào file, nhấn chọn những links muốn xóa → chọn “Break Link” để gỡ và xóa liên kết
Bước 4: Lưu lại file bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
Cách giảm dung lượng file Excel có ảnh
Chèn thêm ảnh vào file Excel giúp minh họa file trực quan, sinh động, đầy đủ thông tin hơn. Tuy nhiên, file có nhiều ảnh với kích thích lớn khiến dung lượng file tăng cao. Chính vì thế bạn nên thực hiện những cách giảm dung lượng file excel có ảnh để tệp nhẹ hơn
Bước 1: Mở file cần giảm dung lượng, click vào ảnh muốn nén → chọn “Format” → chọn “Compress Pictures”
Bước 2: Một hộp thoại “Compress Pictures” mở ra, bạn nhấn bỏ dấu tích trong ô “Apply only to this picture” để nén ảnh đã chọn.
Bước 3: Tích vào ô “Email (96 ppi): minimize document size for sharing” để nén dung lượng ảnh đã chọn rồi nhấn OK để lưu ảnh đã nén
Bước 4: Lưu file vừa nén ảnh bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
Tắt tính năng Watch Window trong file excel
Hộp thoại Watch Window hiển thị các công thức, kết quả, tên, định dạng,… của một ô nhất định trong Excel. Tính năng này giúp bạn dễ dàng theo dõi và thực hiện những điều chỉnh đối với ô khi cần thiết. Tuy nhiên, một số ô không cần sử dụng tính năng này và chúng có thể là nguyên nhân khiến file của bạn có dung lượng lớn hơn. Do đó, bạn có thể áp dụng cách giảm dung lượng file excel theo hướng dẫn sau đây:
Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O, tìm file cần giảm dung lượng rồi chọn “Open” để mở file trong Excel
Bước 2: Tìm đến mục “Formulas”, màn hình sẽ hiển thị hộp thoại Watch Window, bạn nhấn chọn “Delete Watch” để xóa
Bước 3: Lưu file Excel vừa thực hiện thao tác xóa bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
Xóa tên các vùng trong Excel
Đặt tên các vùng hay còn gọi là name range giúp bạn dễ dàng định danh vùng đó khi cần truy xuất dữ liệu. Tuy nhiên, việc đặt tên này cũng vô hình chung làm tăng dung lượng file. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn cách giảm dung lượng file excel bằng cách xóa bỏ các name range theo các bước sau:
Bước 1: Tại file Excel cần thao tác, bôi đen những vùng cần xóa tên.
Bước 2: Nhấn chọn “Formulas” → chọn “Name Manager” → nhấn vào “Delete” để xóa tên các vùng.
Bước 3: Lưu lại file vừa thực hiện bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
Cách giảm dung lượng file Excel bằng Excel Binary Workbook
Các file Excel thông thường được lưu dưới định dạng XML. Tuy nhiên, khi lưu file dưới định dạng Excel Binary Workbook, dung lượng file nhỏ hơn. Cách giảm dung lượng file excel bằng việc lưu file dưới định dạng này như sau:
Bước 1: Ở tệp Excel cần giảm dung lượng, nhấn chọn File → “Save As” → chọn “Browse” để tìm đến thư mục bạn muốn đặt tệp Excel.
Bước 2: Đặt tên file excel trong mục File name, dưới mục “Save as type” chọn định dạng “Excel Binary Workbook” rồi nhấn “Save” để lưu.
Bỏ định dạng các hàng và ô trống để file excel nhẹ hơn
Một cách giảm dung lượng file Excel đơn giản, nhanh chóng đó là bỏ định dạng các hàng và cột trống trong tệp. Bạn có thể làm theo hướng dẫn các bước dưới đây:
Bước 1: Trong file Excel cần giảm dung lượng, chọn “Find”, màn hình sẽ hiển thị cửa sổ “Go To”, nhấn chọn “Special”
Bước 2: Tích chọn mục “Blanks” rồi nhấn “OK” để Excel thực hiện tìm kiếm các ô trống cần xóa trong sheet.
Bước 3: Chọn “Find” → chọn “Formulas” → “Clear” để xóa toàn bộ định dạng ở những ô trống vừa được Excel lọc ra.
Bước 4: Nhấn Ctrl + S để lưu file sau khi xóa định dạng các ô trống
Cách giảm dung lượng file Excel bằng công cụ miễn phí
Nếu đã thực hiện những cách giảm dung lượng file excel thủ công nhưng không hiệu quả, bạn có thể sử dụng những công cụ của bên thứ 3. Một số phần mềm giảm dung lượng file excel miễn phí giúp tối ưu dung lượng mà không làm mất dữ liệu như:
Phần mềm NXPowerLite Desktop giúp bạn nén các tài liệu Office, tệp PDF, hình ảnh mà không làm thay đổi định dạng của tệp, không làm giảm chất lượng của tệp. Phần mềm này cho phép dùng thử miễn phí trong vòng 14 ngày.
Phần mềm FILEminimizer Office có khả năng giảm kích thước các file Office tới 98% so với file gốc mà không làm giảm chất lượng, giữ nguyên định dạng gốc của file
Phần mềm PowerShrink giúp nén tập tin văn bản Word, Excel, PowerPoint, nén kích thước hình ảnh mà không thay đổi định dạng tệp. Phần mềm hỗ trợ nén nhiều tệp tin cùng lúc nhưng vẫn đảm bảo nội dung file ban đầu.
Một số lưu ý khi tối ưu dung lượng file Excel
Khi thực hiện những cách giảm dung lượng file excel, hãy lưu ý một số điều sau để tránh mất file, mất dữ liệu hoặc xảy ra vấn đề không mong muốn:
- Tạo một bản sao trước khi giảm dung lượng file để lưu trữ file gốc, hạn chế mất dữ liệu, có thể khôi phục khi xảy ra sự cố.
- Kiểm tra kỹ file trước và sau khi nén dung lượng để tránh việc mất thông tin, thay đổi hoặc xóa nhầm thông tin
- Xem lại các công thức và liên kết trong excel xem chúng có hoạt động chính xác sau khi giảm dung lượng hay không
- Kiểm tra định dạng và kiểu dữ liệu trong file excel có đúng so với trước khi giảm dung lượng hay không.
- Nếu dung lượng file sau khi giảm vẫn còn nhiều, bạn nên xem xét các công thức hàm tính đang sử dụng trong file để tối ưu dung lượng, nâng cao hiệu suất làm việc.
Kết luận
Vậy là bài viết này đã cung cấp hướng dẫn những cách giảm dung lượng file excel nhanh chóng và hiệu quả. Hy vọng rằng bài viết này có thể giúp bạn tối ưu dung lượng cho file, tối ưu hóa hiệu suất làm việc trên phần mềm excel thực hiện những thủ thuật văn phòng một cách hiệu quả. Bấm theo dõi chúng mình để cập nhật thêm nhiều mẹo văn phòng hữu ích nhé.