Khi soạn thảo văn bản với Word, bạn có thể chia một đoạn văn trong bài thành 2 hoặc nhiều cột khác nhau. Cách trình bày này giúp văn bản dễ nhìn, đẹp mắt, logic hơn. Vậy cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010 như thế nào? Thao tác với Word khi chia cột văn bản ra sao? Cùng Downloadnhanh.net tìm hiểu về thủ thuật văn phòng này trong bài viết dưới đây nhé.
Tại sao cần chia văn bản thành cột trong Word
Khi chia văn bản thành các cột trong Word, bạn sẽ nhận thấy nhiều lợi ích về việc thiết kế, định dạng tài liệu như:
Giúp sắp xếp thông tin khoa học hơn: chia cột trong Word sẽ giúp bạn bố trí thông tin trong tài liệu một cách rõ ràng, dễ nhìn hơn. Bạn có thể sắp xếp văn bản thành những phần riêng biệt, dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần và đọc văn bản theo từng phần một cách nhanh chóng.
Xây dựng bố cục chuyên nghiệp cho văn bản: chia thành các cột khác nhau sẽ giúp văn bản trông chuyên nghiệp, hấp dẫn hơn. Đồng thời tạo điểm nhấn, sự cân đối giữa các phần trong tài liệu và giúp mắt đỡ mỏi hơn so với việc nhìn một trang tài liệu quá dài, bố cục đơn điệu từ đầu đến cuối.
Tăng tính trực quan cho văn bản: cách chia văn bản thành 2 cột trong word 2010 hay nhiều cột hơn giúp văn bản trực quan hơn. Bạn có thể sử dụng các cột để hiển thị dữ liệu số, danh sách hay bất cứ dữ liệu nào mà mình muốn để làm văn bản trở nên dễ hiểu hơn.
Mở rộng không gian cho tài liệu: văn bản được chia thành nhiều cột khác nhau giúp bạn có nhiều không gian hơn và tận dụng chúng tối đa để hiển thị nhiều nội dung hơn. Cách này giúp bạn không biến trang Word trở nên quá dài dòng, gây khó chịu cho người đọc.
Chỉnh sửa, định dạng văn bản dễ dàng: word được bổ sung những tính năng giúp bạn thao tác chỉnh sửa, định cột nhanh chóng, độc lập tương tự như thao tác với văn bản thông thường. Bạn có thể thực hiện những tùy chọn thiết lập cột mà không ảnh hưởng đến cột khác như: tăng giảm kích thước, khoảng cách cột, định dạng văn bản trong từng cột.
Hướng dẫn cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010 bằng Page Layout
Phần mềm Word 2010 đã được giới thiệu từ nhiều năm trước nhưng cho đến nay phần mềm vẫn được nhiều người tải và sử dụng. Vì thế, một số thao tác với Word 2010 sẽ khác so với những phiên bản Word hiện nay, bao gồm cả thao tác chia cột văn bản. Dưới đây là hướng dẫn cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010 để bạn có thể dễ dàng theo dõi và thực hiện
Cách chia văn bản thành 2 cột đều nhau
Với tính năng Page Layout, bạn có thể chia văn bản thành 2 cột Word 2010 đều nhau như sau:
- Bước 1: Bôi đen đoạn tài liệu bạn muốn áp dụng cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010. Lưu ý không bôi đen cả khoảng trống phía sau dấu chấm cuối cùng của văn bản để tài liệu được chia đều thành 2 cột thay vì dồn vào một cột duy nhất.
- Bước 2: Chọn Page Layout trên thanh Ribbon phía trên màn hình
- Bước 3: Chọn Columns → chọn Two để chia văn bản thành 2 cột đều nhau trong word 2010.
Cách chia văn bản thành 2 cột không đều nhau
Với cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010 bằng Page Layout, bạn có thể chia tài liệu thành 2 cột với kích thước không đều nhau và tạo điểm nhấn cho trang văn bản của mình.
- Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản muốn chia cột bằng cách nhấn giữ chuột trái và kéo thả chuột đến vị trí mong muốn
- Bước 2: Chọn Page Layout trên thanh Ribbon phía trên màn hình → chọn Columns
- Bước 3: Chọn Left nếu muốn chia văn bản với cột bên trái nhỏ hơn. Hoặc chọn Right nếu muốn chia văn bản với cột bên phải nhỏ hơn.
Cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010 bằng bảng
Ngoài việc dùng Page Layout, bạn có thể áp dụng cách chia văn bản thành 2 cột trong Word sử dụng bảng. Các bước thực hiện cách chia này như sau:
- Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào trang hoặc vị trí muốn thêm cột, chia đôi văn bản.
- Bước 2: Chọn Insert trên thanh Ribbon → chọn Table → kéo giữ chuột trái để tạo bảng với kích thước là 2 cột và 1 hàng và thả chuột khi chọn được kích thước như mong muốn.
- Bước 3: Nhập văn bản cần chia cột hoặc sao chép văn bản và dán chúng lần lượt vào từng cột, từ cột thứ nhất sang cột thứ hai.
- Bước 4: Bảng được tạo sẽ có phần viền đen, ở bước này, bạn cần tiến hành bỏ phần viền này bằng cách bôi đen tất cả các ô của bảng hoặc click chuột tại góc bên trái trên cùng của bảng.
- Bước 5: Chọn Table Tools Design trên thanh Ribbon → chọn Borders, màn hình sẽ hiển thị một menu thả xuống → chọn No Borders để không hiển thị đường viền xung quanh bảng.
- Bước 6: Căn chỉnh lại lề và định dạng văn bản của từng cột sao cho phù hợp.
Xem thêm: 3 Mẹo gộp ô trong Word cực chi tiết, đơn giản, dễ thao tác
Cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010 bằng Text Box
Ngoài cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010 bằng Page Layout bạn có thể tạo một hộp văn bản liên kết giữa các phần trong văn bản và chia chúng thành từng cột với những bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở file văn bản muốn chia cột trong Word 2010, chọn Insert trên thanh Ribbon trên cùng của màn hình → chọn Blank Page để thêm trang Word mới
- Bước 2: Trong thẻ Insert, chọn Text Box → chọn Draw Text Box
- Bước 3: Vẽ hai hộp văn bản ở bên trái và bên phải tại trang đầu tiên của tài liệu. Hộp bên trái kí hiệu là A1, hộp bên phải là B1.
- Bước 4: Lặp lại bước 2, chọn Blank Page để tạo trang mới và đảm bảo bạn sẽ luôn tạo được trang trống mới mà không làm mất liên kết giữa các hộp văn bản.
- Bước 5: Ở trang Word vừa tạo, chọn công cụ Draw Text Box và vẽ 2 hộp văn bản giống với bước 3. Hộp văn bản bên trái gọi là A2 và hộp bên phải là B2.
- Bước 6: Chọn hộp A1 → chọn Format → chọn Create Link rồi nháy chuột vào hộp văn bản A2 ở trang phía dưới. Thực hiện tương tự bằng cách tạo liên kết giữa hộp B1 và hộp B2
- Bước 7: Nhập văn bản vào hộp A1 và văn bản sẽ tự động được ngắt và chuyển sang trang A2.
- Bước 8: Chọn Format Shape → chọn Line → chọn No Line → chọn Close để xóa đường viền xung quanh hộp văn bản.
Một số thao tác với cột trong Word 2010
Cách chia văn bản thành 3 cột trong Word 2010
Bạn có thể chia văn bản thành 3 cột trong Word 2010 và trình bày tài liệu một cách trực quan hơn. Cách chia cột văn bản trong Word 2010 như sau:
- Bước 1: Mở văn bản có chứa tài liệu muốn chia cột, bôi đen văn bản cần chia bằng cách nhấn giữ chuột trái và kéo thả chuột đến vị trí văn bản mong muốn.
- Bước 2: Chọn Page Layout trên thanh Ribbon → chọn Columns → chọn Three
- Bước 3: Văn bản được chọn sẽ tự động chia đều trong 3 cột trên Word 2010. Bạn có thể tùy chỉnh kích cỡ văn bản, định dạng tài liệu theo mong muốn.
Cách chia văn bản nhiều hơn 3 cột trong Word 2010
Tương tự như cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010, bạn có thể chia văn bản thành nhiều cột hơn và thể hiện nhiều nội dung hơn trong tệp tài liệu.
- Bước 1: Mở file tài liệu và bôi đen đoạn văn bản muốn chia cột bằng cách nhấn đúp chuột vào đoạn văn bản đó hoặc thực hiện thao tác kéo thả.
- Bước 2: Chọn Page Layout trên thanh công cụ phía trên màn hình → chọn Columns
- Bước 3: Chọn More Columns, màn hình sẽ hiển thị một hộp thoại cho phép bạn yêu cầu số cột muốn chia.
- Bước 4: Điều chỉnh số cột muốn chia trong văn bản tại mục Number of Columns. Nhấn vào mũi tên lên hoặc xuống để thay đổi số cột. Góc bên phải hộp thoại sẽ hiển thị preview của số cột văn bản đã chọn
- Bước 5: Chọn OK để đóng hộp thoại và hoàn tất việc chia cột văn bản với số cột mong muốn.
Cách tùy chỉnh kích thước cột
Khi áp dụng cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010, kích thước của cột sẽ được thiết lập theo cài đặt mặc định của ứng dụng. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi kích thước này, phóng to, thu nhỏ sao cho phù hợp với nội dung của tài liệu. Dưới đây là hướng dẫn cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010 với kích thước cột tùy chỉnh.
- Bước 1: Mở văn bản muốn chia cột và chọn toàn bộ nội dung hoặc một phần của văn bản bằng thao tác nhấn giữ chuột trái và kéo thả để bôi đen.
- Bước 2: Chọn Page Layout → chọn Columns → chọn More Columns
- Bước 3: Trong hộp thoại vừa hiển thị trên màn hình, chọn số cột muốn chia của đoạn văn bản tại mục Number of columns
- Bước 4: Bỏ chọn tại mục Equal column with. Tại mục Width và Spacing, bạn có thể thay đổi chiều rộng của cột và khoảng cách giữa các cột. Nhấn vào mũi tên lên trên hoặc xuống dưới để tăng và giảm kích thước. Chọn OK để đóng hộp thoại và lưu cài đặt kích thước của cột.
Ngoài ra, có một số tính năng khác trong công cụ này mà bạn có thể áp dụng khi chia cột.
- Tính năng “Whole document” sẽ áp dụng chia cột cho toàn bộ nội dung của văn bản.
- Tính năng “This point forward” sẽ áp dụng cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010 với đoạn văn bản phía sau con trỏ chuột.
Cách thêm đường kẻ giữa các cột trong Word 2010
Thêm đường kẻ giữa các cột giúp tài liệu trực quan, trình bày khoa học, dễ nhìn hơn. Các bước thêm đường kẻ trong cột được thực hiện tại mục More Columns như sau:
- Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn chia cột bằng thao tác nhấn giữ và kéo thả chuột
- Bước 2: Chọn Page Layout → chọn Columns → chọn More Columns
- Bước 3: Nhập số cột muốn chia trong văn bản tại mục Number of Columns
- Bước 4: Tích chọn vào ô Line between để thêm đường kẻ vào giữa các cột trong Word. Bạn có thể xem preview của cách chia này tại màn hình phía dưới bên phải của hộp thoại
Cách bỏ chia cột trong Word
Khi cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010 không khiến bạn ưng ý, bạn có thể thực hiện thao tác bỏ chia cột vừa tạo theo hướng dẫn sau:
- Bước 1: Bôi đen phần văn bản của cả hai cột vừa tạo bằng cách nhấn giữ chuột trái và kéo chuột đến vị trí cuối cùng của đoạn văn
- Bước 2: Chọn Page Layout → chọn Columns → chọn More Columns
- Bước 3: Trong hộp thoại này, bạn tìm đến mục Number of Columns, điều chỉnh số cột về 1 rồi nhấn Close để lưu cài đặt
Ngoài cách này, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z để quay lại thao tác trước khi chia cột. Tuy nhiên cách này chỉ áp dụng được khi bạn vừa thực hiện xong cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010.
Xem thêm: 3 Bước dùng YayText phông chữ tạo điểm nhấn văn bản sáng tạo
Kết luận
Trên đây là hướng dẫn chi tiết, cụ thể về cách chia văn bản thành 2 cột trong Word 2010. Hy vọng, những chia sẻ về thủ thuật văn phòng này có thể giúp ích cho bạn trong công việc, học tập. Đừng quên theo dõi Downloadnhanh.net để biết thêm nhiều thủ thuật hữu ích cho máy tính và mạng Internet nhé.